A lire et/ou distribuer avant une première utilisation !
Ce document décrit les actions qui doivent être faites en respect du processus préalablement prévu (et programmé), ainsi que quelques notes ou remarques. Il s'agit en fait du mode d'emploi recommandé de l'application. Il y a notamment 3 phases principales: avant, pendant et après les tirs. Elles correspondent aux différentes tâches à effectuer depuis l'installation du logiciel, la saisie des inscription, la gestion du tir et des tireurs, groupes, équipes, jusqu'au bouclement final du tir. Celles-ci sont succinctement décrite ci-après.
Voir également la présentation de SoMaTir.
Afin d'assurer un bon déroulement des opérations, il est conseillé de suivre l'ordre dans lequel chaque information devrait être saisie.
Que ce soit en mode de fonctionnement réseau ou non, la fermeture de chaque fenêtre après usage assure une meilleure synchronisation des données liées...
Installation
Nouveau !
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Phase avant les tirs
- Après l'installation du logiciel, il faut procéder à la configuration des imprimantes et procéder aux tests d'impression.
- Puis après quelques manipulations de tests (la base de données contient déjà des données d'essais), il faut maintenant la réinitialiser à zéro à l'aide du programme d'administration AdminSMT (Ràz = Remise à zéro).
- Une fois cette opération terminées, vérifier que tous les compteurs soient effectivement à zéro et que toutes les sociétés Suisse soient toujours présentes..
- Ensuite ont peut procéder à la saisie des inscriptions.
- Les données ont été remises à zéro, il n'y a plus aucun tireur, groupe ou équipe et les finances sont nulles.
- Procéder dans l'ordre Sociétés-Tireurs-Groupes-Équipes
- La plupart des sociétés FST sont déjà dans la base de données, ainsi que des Jeunesses et des Abbayes.
- Tous les tireurs licenciés FST ainsi que les anciens tireurs (ayants participé à un tir précédent) sont encore présents dans la base de données, mais invisibles directement.
- Mise à jour des renseignements généraux sur les sociétés.
- Adresse de contact.
- Cette adresse sera aussi utilisée pour l'envoi des factures, des classements, etc.
- Numéro de compte postal et/ou bancaire.
- Ce compte sera aussi utilisé pour le versement ultérieur des répartitions.
- Paramétrage des informations pour les paiements par les sociétés, qui paie quoi ? (important !).
- Indiquer un zéro pour tous les éléments non pris financièrement en charge par la société.
- Pour les autres, indiquer 1 ou le nombre total de passes payées par (à charge de) la société.
- Sauf cas particulier, seule la finance concernant les Exercices ou une passe à rachats, peut avoir un chiffre supérieur à 1.
- Saisie des inscriptions de tous les tireurs de cette même société.
- Ajouter un nouveau tireur, c'est plus rapide si le numéro de licence est connu.
- Vérifier que la société (du tireur), l'arme, et les autres renseignements soient corrects.
- Indiquer la commande de passes si elle est connue, et enregistrer.
- En cas de doublons, toujours choisir le plus petit numéro de tireur...
- En cas de doute, il est préférable de ne rien indiquer afin de poser ultérieurement la question au tireur.
- Saisie de la composition des groupes et/ou des équipes.
- Ajouter un nouveau groupe/équipe, et leurs noms respectifs.
- Indiquer tous les tireurs inscrits.
- Si un tireur n'apparait pas, c'est qu'il ne se trouve pas dans la société correcte (corriger !).
- Retourner sur la société, choisir état du compte et presser sur «Simuler».
- Le total doit correspondre au paiement inscrit ou reçu, sinon erreur probable !
Phase pendants les tirs
- Accueil du tireur et le rechercher par son nom, le cas échéant inscription d'un nouveau tireur.
- Vérifier les informations de base et la commande de passe.
- Imprimer la ou les feuilles de stand (livret de tir).
- En principe, on ne peut plus modifier (pour une société donnée) le tableau «qui paie quoi ?» une fois un carnet délivré.
- Sinon, le rechercher à l'aide de son nom, prénom ou domicile (une seule de ces zones).
- Cette dernière opération imprime, comptabilise et établit une quittance pour le tireur.
- Encaisser auprès du tireur le montant indiqué sur l'en-tête du livret (quittance).
- Distribuer les munitions, indiquées au même endroit.
- Vente de passes supplémentaires.
- Toujours ajouter les passes supplémentaires souhaitées.
- Ne jamais remettre à zéro les quantités, sauf en cas de remboursement.
- L'impression calcule automatiquement les feuilles nécessaires.
- Annonce d'une mutation dans un groupe ou une équipe existant.
- Si le tireur remplaçant est déjà inscrit, modifier directement le groupe ou l'équipe.
- Sinon, d'abord ajouter le tireur selon ci-dessus, puis modifier le groupe ou l'équipe.
- Inscription sur place d'un nouveau tireur.
- Vérifier que d'autres tireurs de la même société sont inscrits et/ou participent déjà.
- Sinon inscrire le nouveau tireur sous la pseudo-société 'Individuel' (112) ou 'Ancien' (83).
- Dans ce cas, tous les frais sont comptabilisés à la charge du tireur.
- Puis continuer comme pour l’accueil normal d'un tireur.
- Une société souhaite payer son dû.
- Rechercher la société, aller dans état du compte, puis «Simuler».
- L'état du compte simulé, avec toutes les inscriptions déjà saisies, est affiché.
- Indiquer la somme reçue dans 'Paiement durant le tir' puis imprimer une quittance (A4).
- Saisie des résultats.
- Aller dans «Résultats».
- Entrer le numéro du tireur, si aucun résultat n'a déjà été saisi, un fenêtre s'affiche.
- Sinon cliquer sur le bouton «Saisir !».
- Si le tireur n'est pas présent, cliquer sur «Non délivré» et «Enregistrer» (distinction et/ou répartition).
- Remise des prix obtenus si le tireur est présent.
- Paiement des répartitions immédiates et indiquer 'Payé en espèces'.
- Remettre les autres prix obtenus et indiquer ce qui correspond.
- Cliquer sur «Enregistrer» et imprimer les documents selon besoin.
- Une ligne contrôle des résultats s'ajoute au log du tireur.
- Vérification des résultats.
- Procéder comme dans 'Saisie des résultats' et vérifier (système du double contrôle).
- Vérifier périodiquement les anomalies détectées.
- Effectuer périodiquement une sauvegarde de sécurité.
Phase après les tirs
- Régler les anomalies restantes.
- Cette liste devrait être totalement vide à la fin des tirs....
- On peut s'aider des liste suivantes:
- Tireurs par société triée par nom est prénom, sous 'Tireurs'.
- Soldes des tireurs et des sociétés (finances), sous 'Divers'.
- Décompte et statistiques, sous 'Divers'.
- Apporter les corrections éventuelles.
- Établir tous les classements définitifs.
- Déterminer les répartitions financières aux sociétés, groupes ou équipes.
- Imprimer le rapport officiel FST.
- La somme indiquée en-bas est à verser à la SVC.
- Boucler les comptes financiers.
- Imprimer les factures ou notes de crédits aux sociétés.
- Afin d'envoyer un exemplaire des résultats aux sociétés n'ayant ni facture ni note de crédit:
- Imprimer la liste de toutes les sociétés participantes (sous Sociétés - Propriétés - icône imprimante).
- Sous 'Divers', imprimer la facture finale de SoMaTir, effectuer une sauvegarde et la transmettre pour mise à jour de l'historique...
- Faire une, ou plusieurs, copie des factures (sociétés et SoMaTir)pour vos dossiers.
- Ne pas oublier:
- Envoyer une copie de la facture finale de SoMaTir.
- Envoyer une copie de la dernière sauvegarde, sous forme compressée.
- Envoyer, par courriel, ces copies à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
- Peut-être fait en utilisant drive.google.com, le cloud de Google.
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